Pada bahagian sebelum ini (Part 1) saya telahpun berkongsi beberapa isu yang dihadapi oleh usahawan internet khususnya kepada usahawan internet yang baru bermula. Anda telahpun tahu bahawa:

  • Perniagaan internet tidaklah semudah yang disangkakan. Ia memerlukan usaha dan langkah-langkah yang khusus untuk bermula.
  • Perniagaan internet adalah sama seperti perniagaan “brick and mortar” (perniagaan fizikal) dimana anda perlu perancangan dan tindakan yang teliti.
  • Proses dalam perniagaan internet mungkin menyebabkan usahawan yang baru bermula berputus asa kerana terlalu “overwhelmed” dengan bebanan tugasan yang terlalu banyak.

Seperti yang saya janjikan didalam post ini saya ingin berkongsi tips bagaimana anda dapat menjadikan tugasan yang dirasakan “bertimbun” ini menjadi lebih mudah dan senang. Oleh itu izinkan saya untuk memperkenalkan satu istilah pengurusan masa kepada anda yang dikenali sebagai “Time Boxing”.

Sedikit Mengenai “Time Boxing”

Time boxing merupakan kaedah pengurusan masa yang diaplikasikan oleh syarikat-syarikat perisian (software developer) untuk menyiapkan software pada waktu yang ditetapkan. Katakan sebuah syarikat mempunyai deadline untuk melancarkan produk baru pada tarikh yang dimaklumkan. Jadi mereka akan membahagikan jumlah masa yang tinggal dengan jumlah tugasan yang perlu mereka siapkan dan menggunakan sepenuhnya masa yang ada tersebut.

Contohnya terdapat 5 bahagian pada software yang perlu disiapkan, dan mereka ada 5 bulan sebelum pelancaran software tersebut. Jadi bulan pertama mereka akan menyiapkan bahagian 1, bulan kedua mereka akan menyiapkan bahagian 2 dan seterusnya. Dengan membahagikan masa mereka sebegini tugasan yang dirasakan banyak akan menjadi lebih mudah.

Dengan deadline yang ada juga akan memberikan mereka motivasi untuk menyiapkan kerja sebelum tarikh pelancaran software tersebut.

Sebelum saya tunjukkan cara aplikasi time boxing dalam perniagaan internet anda, mari kita lihat beberapa kelebihan time boxing:

  • Menukarkan tugasan yang sukar menjadi mudah. Anda dapat membahagikan tugasan yang banyak dan sukar kepada beberapa tugasan kecil yang mudah.
  • Menghapuskan sikap suka menangguh. Sama ada anda mengaku atau tidak kadangkala kita suka menangguhkan sesuatu kerja. Dengan “deadline” yang ada pada sistem time boxing ini akan memberikan kita motivasi untuk menyiapkan tugasan sebelum deadline.
  • Mengajar kita fokus pada yang penting sahaja! Selama ini seringkali ketika melakukan kerja, kita akan memeriksa email, buka Facebook dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan perniagaan. Dengan “deadline” yang ada dalam sistem time boxing ini, jangan mimpi untuk buka semua itu jika ingin kerja anda siap sebelum deadline :)
  • Membunuh si “perfectionist” (si sempurna). Time boxing mengajar kita untuk menyelesaikan tugasan dalam “time frame” yang diberikan. Bermakna kita tidak boleh terlalu berkira tentang perkara-perkara remeh yang hanya akan membuatkan kerja anda terganggu.

Cara Mengaplikasikan Time Boxing

Baiklah sekarang kita lihat pula bagaimana anda boleh aplikasikan time boxing dalam perniagaan anda. Berikut merupakan langkah demi langkah yang anda boleh lakukan:

1. Senaraikan semua tugasan

Sebelum anda mulakan time boxing ini anda perlu senaraikan dari A sampai Z perkara-perkara yang anda perlu lakukan (seperti to-do list). Senaraikan langkah demi langkah dari awal hinggalah sampai ebook anda ada dipasaran. Contohnya seperti dibawah:

  • Market research
  • Mencari idea dan content
  • Menulis ebook
  • Proofreading
  • Beli domain dan hosting
  • ……………………………..
  • ……………………………..
  • Alhamdulillah… Pelancaran ebook terbaruku! :)

2. Setkan deadline

 

Apa yang anda perlu lakukan sekarang adalah memberikan deadline iaitu tarikh akhir bilakah anda ingin produk anda ada dipasaran. Berikan satu tarikh yang logik mengikut kemampuan anda tetapi jangan terlalu lama, pastikan tarikh itu boleh mencabar anda untuk berusaha menyiapkannya.

3. Bahagikan tugasan itu mengikut hari

Sekarang anda sudahpun mempunyai senarai tugasan-tugasan dari A sampai Z yang perlu anda lakukan untuk memastikan produk anda ada dipasaran. Seterusnya anda perlu bahagikan tugasan tersebut mengikut jumlah hari yang ada sebelum deadline. Katakan anda ada 10 hari sebelum deadline dan anda ada 30 tugasan yang perlu diselesaikan. Mungkin anda boleh bahagikan menjadi 3 tugasan setiap hari.

3 tugasan sehari x 10 hari = 30 tugasan selesai! :)

Ingat anda tidak perlu bahagikan tepat seperti diatas. Nombor diatas cuma contoh sahaja. Mungkin ada satu tugasan yang sukar yang perlukan masa sehari untuk menyiapkannya. Mungkin ada tugasan yang mudah dan boleh digabungkan dengan 3-4 tugasan lain untuk disiapkan dalam masa sehari.

Sekarang anda nampak tak bagaimana Time Boxing boleh menjadikan tugasan yang berat nampak mudah bila kita bahagikan mengikut hari menjadi tugasan-tugasan yang kecil? Sekarang anda cuma perlu fokus kepada tugas dihadapan anda. Jangan lihat langsung pada tugasan esok sehinggalah anda menyiapkan tugasan hari ini. Wah nampak kerja anda jadi semakin mudah kan? :)

4. Berikan masa spesifik untuk setiap tugasan

Baiklah apabila anda sudah membahagikan tugasan mengikut hari sekarang tugas yang paling getir, anda perlu setkan jumlah masa untuk setiap tugasan. Contohnya anda boleh berikan masa dalam 30 minit sehingga sejam untuk menyelesaikan tugasan kecil atau lebih untuk tugasan besar.

Katakan anda ada 3 tugasan pada hari tersebut iaitu tugasan A, B dan C. Setkan tugasan seperti contoh dibawah:

  • Tugasan A – 3 jam
  • Tugasan B – 30 minit
  • Tugasan C – 1 jam

Ingat! Jumlah masa yang ditetapkan ini haruslah mencabar anda, dan haruslah logik bermaksud ia haruslah didalam kemampuan anda. Masa yang anda berikan ini akan menjadi “deadline-mini” yang boleh memberikan anda fokus dalam kerja anda.

5. Sediakan timer dan mulakan tugasan anda!

Kegarisan… Sedia… Mula!!! Sekarang anda mulakan tugasan anda! Apa yang anda perlukan adalah timer atau stopwatch dan setkan masa mengikut masa yang anda berikan untuk setiap tugasan. Ingat ini merupakan “deadline-mini” anda. Ia merupakan cabaran untuk anda menyelesaikan tugasan dalam waktu yang ditetapkan! Jadi ketika timer bermula anda harus berikan 100% fokus terhadap kerja bermakna tiada telefon, tiada Facebook dan tiada email! ;)

Apabila masa telah tamat anda juga harus berhenti melakukan tugasan tersebut. Ini mengajar kita supaya tidak menjadi si “perfectionist” (si sempurna). Orang yang “perfectionist” dan inginkan semuanya sempurna sering membuatkan kerja mereka terganggu dan lambat.

Sekarang anda berehat beberapa minit, mungkin boleh buat kopi, kemudian beralih terus kepada tugasan yang lain pula. Begitulah seterusnya sehingga anda tamatkan “perlumbaan” dan menyelesaikan semua tugasan pada hari tersebut. Esok mulakan hari baru dan tugasan baru anda sehingga tamat.

Diagram Sistem “Time Boxing”

Kesimpulan

Time boxing merupakan satu sistem yang jika diaplikasikan dengan bersungguh-sungguh, dapat memberikan kesan yang sangat hebat dalam perniagaan anda. Yang penting dalam sistem ini anda haruslah jujur dengan diri sendiri dan komited untuk mengaplikasikannya sehinggalah projek anda siap sepenuhnya.

Time boxing tidak terbatas pada perniagaan internet sahaja, apa sahaja tugasan anda, sama ada anda masih belajar, ataupun untuk melakukan kerja-kerja rumah, anda boleh aplikasikan time boxing untuk meningkatkan lagi produktiviti anda. Jika syarikat-syarikat besar menggunakan sistem ini dan dapat meningkatkan produktiviti mereka, mengapa tidak anda?

Suka untuk saya maklumkan bahawa terdapat sebuah software yang membolehkan anda mengaplikasikan sistem time boxing dengan lebih sistematik dan mudah. Software ini pernah saya jual pada pasaran antarabangsa pada harga $37 ataupun kira-kira RM120+. Kini saya menawarkan diskaun yang cukup istimewa dan boleh anda dapatkan dengan harga cukup murah di www.UrusMasa.com (web antarabangsa di www.ActionXpert.com).

Dapatkan ActionXpert sementara harganya masih rendah. InsyaAllah jika anda aplikasikan time boxing setiap hari menggunakan ActionXpert, anda akan dapat rasakan sendiri perubahan pada produktiviti kerja anda.

Salam usahawan! :)

Artikel Berkaitan :